Controle

Conceito, tipos e aplicação


Controle significa verificação da execução. Significa também a avaliação dos resultados, comparando-os com os padrões estabelecidos e corrigindo as discrepâncias que tenham surgido.

O controle adota como medida-padrão o próprio plano e verifica até que ponto foi observado.

O controle aponta as falhas verificadas e as correções que devem ser feitas.

O controle avalia o desempenho em relação aos padrões, comparando resultados com previsões. Assim, temos, por exemplo, o controle de qualidade do produto, dos serviços, onde se verifica se a qualidade desejada foi alcançada.

O controle, por outro lado, corrige os desvios dos padrões, propondo uma ação específica para isso. Veja o exemplo do controle de qualidade de um produto: se um artigo não atinge o padrão de qualidade desejado, o controle pode recomendar que seja inutilizado o artigo ou que ele seja vendido a preço mais baixo.

Para se chegar, onde quer que seja, não é preciso dominar a força; basta controlar a razão.

Estrutura do Controle

A estrutura de controle organizacional compõe-se de uma distribuição de padrões utilizados pela organização para dominar o desempenho e conferir se as quantidades e qualidades dos meios estão de acordo com especificações de eficiência. Como consequência, tem-se o controle estratégico, tático e o operacional.

1. Controle estratégico:O controle estratégico caracteriza-se pela visão geral da organização que o controle oferece, apresentando de forma genérica e sintética os aspectos globais que possibilitam à cúpula acompanhar o desempenho e os resultados das operações que ocorrem, analisando a organização em sua totalidade como um sistema a longo prazo. São exemplos dele os demonstativos financeiros, contábeis, orçamentos, relatórios de lucros e perdas, análise de retorno sobre investimento e eficácia organizacional.
2. Controle Tático: Tem por objetivo analisar cada unidade organizacional como um departamento em particular ou cada conjunto de recursos isoladamente, o que proporciona um maior detalhamento, derecionando-o para o médio prazo. Suas características dependem de uma série de circunstâncias que variam conforme o ambiente em que as empresas operam a tecnologia utilizada, a estratpegia empresarial adotada, o tamanho organizacional, a amplitude de controle a disposição de cada gerente, os objetivos organizacionais etc. O control e tático engloba definições de padrões acompanhamento de resultados e sua comparação com os padrões estabelecidos, a fim de localizar os desvios e identificar as ações corretivas. Nesse nível, os controles utilizados podem ser supervisão, os relatórios e as técnicasa estatísticas, entre outros.
3. Controle Operacional: Esse tipo de controle enfoca cada atividade ou operação em particular, envolvendo diretamente os supervisores em alguns momentos. Pode-se encontra-los em diversas áreas como produção, recursos humanos, marketing e finanças. Ocorre utilizando geralmente padrões básicos de quantidade, qualidade, tempo e custos. São exemplos de controle em nível operacional a linha de montagem (máquina e equipamentos), o s quadros de produtividade, a automação, controle de qualidade, de estoqueis e de pessoal.

=>Tipos de controles

• Controles preventivos: Os controles preventivos, também chamados de controles preliminares, são realizados antes que comece a ativdade de trabalho. Eles asseguram que sejam estabelecidos os rumos apropriados e que os recursos adequados estejam disponíveis para segui-los. Tem por objetivos prevenir os problemas, para que não ocorram, em vez de resolve-los depois de surgirem.

• Os orçamentos financeiros são o tipo mais comum de controle preventivo ou controle pré-ação como é chamado por alguns autores.

• Os cronogramas são outro tipo de controle preventivo pelo fato das atividades preliminares exigirem um investimento de tempo.

• Controles Concomitantes: Procuram focalizar o que acontece durante o processo de trabalho. Às vezes são chamados de controle de guia. Este tipo de controle permite ao administrador implementar ações corretivas no transcorrer do processo.

• Controles de feedback: Também chamados de controles de pós-ação. Concentram-se no resultado final, em oposição aos insumos e atividades.

• Controle Interno: Controle interno é o autocontrle. É exercido por pessoas motivadas a tomar conta de seu próprio comportamento na função.

• Controle Externo: O controle externo amplia o processo de controle em diversos modos. Ele envolve supervisão ativa dia-a-dia. Quando os gerentes interagem e trabalham uns com os outros, frequentemente, descobrem coisas que precisam de correção, surgerindo ações para o seu aperfeiçoamento.

Indicadores de desempenho

Indicadores de desempenhos são ferramentas úteis na medição de resultados relativos à empresas e até a vida pessoal. Saiba mais como funcionam e por que são tão úteis.
Indicador é um índice de monitoramento de algo que pode ser mensurável.

Indicadores de desempenho nos permitem manter, mudar ou abortar o rumo de nossas ações, de processos empresarias, de atividades, etc. São ferramentas de gestão ligadas ao monitoramento e auxiliam no desenvolvimento de qualquer tipo de empresa. Alto desempenho atrai o sucesso, baixo desempenho leva para a direção oposta.

Tudo que for crítico para uma empresa deve ser monitorado, medido, não apenas custos, ganhos financeiros ou desperdícios. É possível medir e monitorar até mesmo coisas abstratas como, por exemplo, a satisfação. Você pode medir o grau de satisfação de seus clientes, basta criar indicadores precisos, que lhe permitam acompanhar se os seus clientes estão satisfeitos com o seu produto ou serviço, se a cada dia eles ficam mais ou menos satisfeitos, ou até mesmo se tudo que você faz para agradar parece, aos olhos deles, ‘indiferente’!



Tendências da função controle, aplicadas ao curso de Sistemas de informação.

Seguindo o mesmo assunto dos posts anteriores, eu gostaria de comentar um artigo que li outro dia no site da revista Computerworld com o seguinte título: Crise impõe novo perfil para profissional de tecnologia.

O artigo afirma que a crise mudou o perfil dos profissionais de tecnologia, e que estes precisam ser agora mais abrangentes, com múltiplas habilidades, indo além do foco no resultado e sempre de olho na gestão de custos. E que com base em uma pesquisa levada por uma empresa de consultoria de RH entre líderes de RH de 15 grandes empresas de TI e Telecom do Brasil, retiraram 7 competências que devem compor o perfil de um CIO.

A competência colocada com mais ênfase foi a questão do entendimento do negócio. Entendo que o ponto crucial para este entendimento passa pelos serviços de TI ou sistemas implantados na empresa. Para TI a implantação de um ERP significa um primeiro passo para se entender todos os processos que suportam um negócio. Evidentemente isto não significa entender o negócio em si, ou seja, as estratégias do negócio, mas é sem dúvida o primeiro passo para tirar TI de uma posição meramente de suporte para uma posição mais estratégica.

Nesta mesma linha de pensamento, em uma empresa onde existe um sistema de CRM implantado, e com uma boa integração com o ERP, a TI passa para outro estágio, digamos assim, de entendimento do negócio, já que neste momento passa a visualizar com mais clareza as relações do cliente com a empresa. Neste momento a TI começa a entender com mais objetividade as relações da empresa com o cliente, já que até este momento não tinha qualquer relacionamento com ele.

Por fim, e para não estender muito, na empresa onde existe um sistema de BI operando, coloca a TI à nível de entender o desenvolvimento de estratégias para alavancar o negócio. Neste processo a TI se insere dentro dos processos de desenvolvimento de estratégias de produtos e de vendas na empresa.

Um CIO que passa por este caminho naturalmente estará inserido dentro do ambiente estratégico da empresa, tendo o conhecimento do negócio.

Direção

Depois do planejamento e da organização, a etapa seguinte é a direção, função mediante a qual o administrador fará com que seus subordinados executem o que foi planejado. O administrador deverá, então, transmitir os planos aos subordinados e estimulá-los de maneira a despertar-lhes a motivação para que atinjam os objetivos e metas predeterminadas.

A transmissão dos planos é feita, na maior parte das vezes, através de instruções ou ordens. Uma ordem ou instrução pode ser definida como um mandado, por parte do superior, exigindo do subordinado que ele aja ou deixe de agir, em determinadas circunstâncias. As ordens podem ser orais ou escritas. Quanto mais complexa a ordem e maior a precisão que se desejar para o seu cumprimento, maior será a necessidade de colocá-la por escrito.

Dirigir bem um negócio é administrar o seu futuro; e dirigir o futuro é administrar a informação.

Estilos de lideraça

• Liderança autocrática: Na Liderança autocrática o líder é focado apenas nas tarefas. Este tipo de liderança também é chamado de liderança autoritária ou diretiva. O líder toma decisões individuais, desconsiderando a opinião dos liderados.

• Liderança democrática: Chamada ainda de liderança participativa ou consultiva, este tipo de liderança é voltado para as pessoas e há participação dos liderados no processo decisório.

• Liderança liberalou Laissez faire: Laissez-faire é a contração da expressão emlíngua francesa laissez faire, laissez aller, laissez passer, que significa literalmente "deixai fazer, deixai ir, deixai passar". Neste tipo de liderança as pessoas tem mais liberdade na execução dos seus projetos, indicando possivelmente uma equipe madura, auto-dirigida e que não necessita de supervisão constante. Por outro lado, a Liderança liberal também pode ser indício de uma liderança negligente e fraca, onde o líder deixa passar falhas e erros sem corrigí-los.

• Liderança paternalista: O paternalismo é uma atrofia da Liderança, onde o líder e sua equipe tem relações interpessoais similares às de pai e filho. A Liderança paternalista pode ser confortável para os liderados e evitar conflitos, mas não é o modelo adequado num relacionamento profissional, pois numa relação paternal, o mais importante para o pai é o filho, incondicionalmente. Já em uma relação profissional, o equilíbrio deve preponderar e os resultados a serem alcançados pela equipe são mais importantes que um indivíduo.

Poder e autoridade

• Poder e autoridade. Qual é a diferença?

Max Weber, um dos fundadores dessa área de estudo, diz que poder é a capacidade de obrigar, por causa de sua posição ou força, os outros a obedecerem à sua vontade, mesmo que eles preferissem não fazê-lo.
Autoridade é a habilidade de levar os outros, de boa vontade, a fazerem sua vontade.
Outras maneiras de se observar estas diferenças, são: O poder é comprado e vendido, dado e tirado. Por outro lado, a autoridade é a essência da pessoa, está ligada ao seu caráter.

• Características da liderança por poder

O poder funciona. É possível conseguir as coisas na base da imposição, mas apenas por um bom tempo. Quando usado de forma autoritária, o poder deteriora os relacionamentos. Se você impõe sua vontade, com o passar do tempo vai perceber o aparecimento de muitos sintomas desagradáveis.
Todos já conhecem a história de Hitler, que nos lembra esse tipo de liderança. Conheço uma pessoa que lidera pelo poder, infelizmente apenas ela não consegue perceber isso, mesmo com o esforço de seus colaboradores e até de colegas. Quando ela entra num determinado departamento da empresa, todos daquele local ficam com medo, param qualquer conversa que poderiam estar tendo e entram em estado de: Será que já vou levar uma bronca? Os colaboradores são expostos na frente dos outros, inclusive na frente dos próprios subordinados, desmoralizando-o perante a equipe.
É esse tipo de líder que você é?

• Conseqüências da liderança por poder

Liderando pelo poder, a equipe é desmotivada e só trabalha pelo salário no final do mês. As pessoas ficam inibidas e não dão idéias, não se sentem parte do time. Elas não conseguem sequer serem elas mesmas. Talentos são paralizados. Além, de elevar o turn-over na empresa.

• Características da liderança por autoridade

Qualquer um pode fazer a diferença na vida de outra pessoa, ainda mais se estiver em posição de liderança. É fundamental abrir mão de qualquer coisa que interfira na maneira de fazer a coisa certa.
O líder por autoridade encontra um pouco mais de tempo para ouvir as pessoas e tratá-las como se fossem pessoas importantes. Que tal trabalhar para diminuir seu controle e aumentar sua confiança? Fazendo isso você desenvolve sua autoridade e, também, influência.
Cito aqui o maior líder de todos os tempos, Jesus. Por que? Nenhuma pessoa com honestidade intelectual pode negar que a vida de Jesus exerceu uma grande influência na história, e ainda exerce até hoje. Inclusive, a história é dividida antes e depois dEle. Jesus Cristo fundou seu império baseado no amor e até hoje milhões de pessoas morreriam por Ele. Jesus falava sobre liderar com autoridade. Em essência, Ele dizia que, se alguém quisesse influenciar as pessoas do pescoço para cima então devia servir, ou seja, sacrificar-se e procurar o bem maior de seus liderados. A influência deve ser adquirida. Não há atalhos.

• Conseqüências da liderança por autoridade

Equipe motivada e unida, lutando para alcançar um único objetivo: O objetivo de seu líder. Pessoas felizes com vontade de trabalhar e de fazer o plus pela empresa, se necessário. Colaboradores com idéias de melhoria para implementar na empresa e em processos.


Mostre as pessoas que você se preocupa com elas, e, seja verdadeiro

Prestar atenção, confiar, cuidar... Tais sentimentos precisam ser verdadeiros para serem efetivos. As empresas crescem e caem de acordo com a forma como cuidam das pessoas.
Os líderes bem-sucedidos são atenciosos com quem está ao seu redor. Não é tão complicado demonstrar que você se importa com sua equipe. Se você sabe que a esposa de seu assistente está com dengue, pergunte: Como vai sua esposa? Está melhor?
Seu comportamento refletirá o quanto você se preocupa. Quando a equipe estiver ocupada, pegue café para o pessoal e atenda as ligações, essas pequenas gentilezas demonstram atenção e são apreciadas por todos.
Ser atencioso requer um alto grau de sensibilidade ao que está acontecendo ao seu redor. Suas antenas precisam captar os sinais de estresse e depressão para que você possa oferecer apoio e incentivo à pessoa para que ela supere o problema.
Esses cuidados criam elos emocionais com as pessoas. Mostre compreensão, tente levantar o ânimo de seu pessoal.
O verdadeiro líder se preocupa com o bem-estar de todos: clientes e funcionários.


Grupos, motivação e comunicação

Muito se fala da importância do papel do líder no processo produtivo das empresas. Mas pouco se diz sobre como ser realmente um líder de resultados, um líder comprometido com o crescimento não só da empresa que lidera, como também de todos que ele comanda

Muito se fala da importância do papel do líder no processo produtivo das empresas. Mas pouco se diz sobre como ser realmente um líder de resultados, um líder comprometido com o crescimento não só da empresa que lidera, como também de todos que ele comanda. É na liderança que as empresas colocam suas expectativas de sucesso, porque o líder é aquela pessoa cuidadosamente escolhida para ser o modelo de disciplina e autoridade moral para os seus comandados.
Entretanto, uma liderança vencedora só é possível se o líder em questão for um exímio comunicador. Os maiores problemas nas empresas são decorrentes das falhas na comunicação. Comunicação eficaz é aquela que gera os resultados desejados e nem sempre é essa a realidade que presenciamos na vida empresarial, assim como vemos também esta dificuldade na vida familiar e social. Geralmente, o desempenho de um funcionário em seu trabalho se assemelha muito ao seu desempenho na vida pessoal e percebemos nas corporações uma grande dificuldade nas habilidades de comunicação, que começam na área estratégica-gerencial e caminham para a operacional.
A única forma de melhorar a comunicação nas organizações é através de um trabalho de autoconhecimento e aprendizagem da forma como cada pessoa se comunica. A PNL (Programação Neurolinguística) nos explica sobre os canais representacionais que são o visual, o auditivo e o cinestésico (este relacionado aos movimentos, toques, cheiros, sabores e sensações) e a maneira como os utilizamos para compreendermos o mundo, memorizarmos e nos comunicarmos com os outros. Sempre digo que este assunto deveria ser de ensino obrigatório nas escolas primárias, porque a partir do momento que uma pessoa conhece melhor os seus canais de comunicação dominantes, ela começa o observar os que a rodeiam e aprende a se adaptar às diferentes características dos outros. Com isso, diminuem os melindres, os /"mal-entendidos/" e as interpretações atrapalhadas..
Outro conhecimento importante diz respeito à pouca influência das palavras nos resultados da comunicação. O peso maior de influência está no tom de voz e principalmente na postura do comunicador. De que adianta se proclamar motivado se a voz e a postura demonstram o contrário? O líder que conhece este assunto tem muito mais competência no seu papel, porque ele aprende a lidar com cada colaborador de forma diferenciada e, com certeza, se torna muito mais persuasivo e carismático. Sim, o verdadeiro líder, principalmente na empresa moderna, tem o carisma como qualidade primordial; é aquele que sabe o valor de um sorriso, de um olhar direto e sincero e de servir ao invés de esperar ser servido. O líder que é líder mesmo é aquele que realmente valoriza as pessoas, que se interessa pelo outro como ser humano e não como uma máquina de produção, que se dedica a desenvolver talentos. Seus elogios são sinceros e justos e suas críticas são reservadas e construtivas. E mais, o líder moderno utiliza todas as suas habilidades de comunicação para que possa exercer uma influência positiva em seus comandados.


Talvez possa até ser fácil se tornar um líder; o difícil é se manter líder por muito tempo. Isso exige talento, desapego e muita perseverança, porque a motivação que ele tenta dar aos funcionários só funcionará se ele for realmente automotivado.


Características do líder do futuro, aplicadas ao curso de Sistemas de informação.

Alguém capaz de desenvolver uma cultura ou um sistema baseado em princípios, mostrando a coragem e a humildade de aprender e crescer continuamente.

Além da firmeza de ym ego elevado, a capacidade de pensar estrategicamente, orientação para o futuro, crença em determinados princípios. São empáticos, sabendo se colocar no lugar do outro. Protegem o meio ambiente, procurando criar uma sociedade mais justa.

"Grandes líderes mudam de estilo para levantar a auto-estima de suas equipes. Se as pessoas acreditam nelas mesmas, e impressionante o que elas conseguem realizar." (Sam Walton)

Organização

Organização é o modo como se organiza um sistema. É a forma escolhida para arranjar, dispor ou classificar objetos, documentos e informações. Em administração, organização tem dois sentidos:

1) Combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Exemplo: empresas, associações, órgãos do governo, ou seja, qualquer entidade pública ou privada. As organizações são compostas de estrutura física, tecnológica e pessoas.
2) Modo como foi estruturado, dividido e sequenciado o trabalho.

• Processo de organização

Fases da Organização

As organizações assumem diferentes formas organizacionais em diferentes ambientes e em diferentes épocas. Mais do que isso, as organizações, durante sua existência, percorrem cinco fases distintas:
1) Fase Pioneira: é a fase inicial da organização pelos seus fundadores ou empresários. Com os poucos procedimentos estabelecidos, a capacidade de empresa para realizar inovações é bastante elevada.
2) Fase de Expansão: é a fase em que a organização cresce e expande suas atividades, intensificando suas operações e aumentando o número de seus participantes. A preocupação básica é o aproveitamento das oportunidades que surgem e o nivelamento entre a produção da organização e as necessidades ambientais.
3) Fase de Regulamentação: com o crescimento das atividades da organização, esta é obrigada a estabelecer normas de coordenação entre os diversos departamentos ou setores que vão surgindo, bem como definir rotinas e processos de trabalho.
4) Fase de Burocratização: com o desenvolvimento das operações e de acordo com a sua dimensão, a organização passa a necessitar de uma verdadeira rede de regulamentação burocrática, preestabelecendo todo o comportamento organizacional dentro de padrões rígidos e de um sistema de regras e procedimentos para lidar com todas as contingências possíveis relacionadas com as atividades do trabalho.
5) Fase de Reflexibilização: é uma fase de readaptação à flexibilidade, de reencontro com a capacidade inovadora perdida, através da introdução consciente de sistemas organizacionais flexíveis. O Desenvolvimento Organizacional é exatamente um esforço de reflexibilização.


Críticas as estruturas convencionais


Os especialistas do D.O. salientam que as estruturas convencionais de organização não têm condições de estimular a atividade inovadora nem de se adaptarem a circunstâncias em mudança. As principais críticas que fazem às estruturas convencionais de organização são as seguintes:

1. O poder da administração frustra e aliena o empregado.
2. A divisão do trabalho e fragmentação de funções impedem o compromisso emocional do empregado.
3. A autoridade única ou unidade de comando restringe a comunicação do empregado, afetando negativamente o comprometimento deste para com a organização.
4. As funções permanentes, uma vez designadas, tornam-se fixas e imutáveis.

• Estrutura organizacional

Estrutura Organizacional é a forma como as empresas se articulam para desenvolver as suas atividades. não existe uma estrutura organizacional acabada e nem perfeita, existe uma estrutura organizacional que se adapte adequadamente às mudanças.Para eles, a estrutura depende das circunstâncias de cada organização em determinado momento". Existem variáveis que contribuem para isso: a sua estratégia, o meio ambiente em que opera, a tecnologia de que dispõe e as características de seus participantes. Chandler (1962), ao pesquisar quatro grandes empresas americanas (DuPont, GM, Standart Oil e Sears) constatou que as estruturas dessas empresas eram continuamente ajustadas às suas estratégias e pode demonstrar a intima relação entre a estratégia e a estrutura organizacional.
Outra condição muito importante: é o ambiente em que a organização actua e que é caracterizado por três tipos:
> O ambiente estável, com pequena variação, que quando ocorre é previsível e controlável;
> O ambiente em transformação, em que as tendências de mudanças são visíveis e constantes;
> O ambiente turbulento, em que as mudanças são velozes, oportunistas e, não raro, surpreendentes.

A estrutura organizacional pode ser dividida em dois segmentos a estrutura formal e a estrutura informal.

Estrutura Formal

É uma estrutura que é planejada, é "oficial", o fluxo de autoridade é descendente, ela é mais estável, é sujeita ao controle da direção e pode crescer a um tamanho imenso, dependendo da organização.

Estrutura Informal

São identificadas com a interação social estabelecidas entre as pessoas, desse modo, progride espontaneamente no momento que as pessoas se reúnem. Traduz as relações que habitualmente não surgem no organograma. São comportamentos pessoais e sociais que não são documentados e reconhecidos oficialmente entre os membros organizacionais, aparecendo inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos empregados.

• Centralização e descentralização

> Centralização:

A centralização enfatiza as relações escalares, isto é, a cadeia de comando. A organização é desenhada dentro da premissa de que o indivíduo no topo possui a mais alta autoridade e que a autoridade dos demais indivíduos é escalada para baixo, de acordo com sua posição relativa no organograma. A cadeia escalar - ou cadeia de comando - está intimamente relacionada à unidade de comando.

Vantagens da Centralização:

1. as decisões são tornadas por administradores que tem urna visão global da empresa;

2. tomadores de decisão situados no topo e geralmente melhor treinados e preparados do que os que estão nos níveis mais baixos;

3. eliminação dos esforços duplicados reduz os custos operacionais;

4. certas funções – como compras – quando centralizadas, provocam maior especialização e aumento de habilidades;

5. decisões são mais consistentes com os objetivos empresariais.

Desvantagens da centralização:

1. as decisões não são tomadas por administradores que estão próximos dos fatos

2. tomadores de decisão situados no topo raramente tem contato com os trabalhadores e com as situações envolvidas;

3. as linhas de comunicação mais distanciadas provocam demoras prolongadas;

4. administradores nos níveis mais baixos são frustados porque estão fora do processo decisorial;

5. pelo envolvimento de muitas pessoas nas comunicações, há mais possibilidades de um erro e de distorções pessoais.

> Descentralização

A descentralização faz com que as decisões sejam pulverizadas para os níveis mais baixos da organização. A tendência moderna é descentralizar para dar melhor utilização dos recursos humanos. O princípio que rege a descentralização é assim definido: a autoridade para tomar ou iniciar a ação deve ser delegada tão próximo da cena quanto possível.

A descentralização é tanto maior quanto: As decisões importantes são tomadas nos níveis mais baixos da hierarquia e menor a supervisão sobre as decisões tomadas.

A descentralização significa relativa autonomia e independência para tomar decisões. Ocorre quando não há nenhum controle direto sobre a tomada de decisão.

Vantagens da descentralização:

1. decisões são tomadas mais rapidamente pelos próprios executores

2. tomadores de decisão são os que têm mais informação sobre a situação

3. maior envolvimento na tornada de decisões cria maior moral e motivação entre os administradores médios

4. proporciona bom treinamento para os administradores médios

Desvantagens da descentralização:

1. pode ocorrer a falta de informação e coordenação entre departamentos

2. maior custo po r administrador devido ao melhor treinamento, melhor salário dos administradores nos níveis mais baixos

3. administrador s t endem a uma visão estreita e podem defender mais o sucesso de seus departamentos em detimento da empresa como um todo

4. políticas e procedimentos podem variar enormemente nos diversos departamentos

• Tendências da função organização, aplicadas ao curso de Sistemas de informação

A importância da TGS é significativa tendo em vista a necessidade de se avaliar a organização como um todo e não somente em departamentos ou setores. O mais importante ou tanto quanto é a identificação do maior número de variáveis possíveis, externas e internas que, de alguma forma, influenciam em todo o processo existente na Organização. Outro fator também de significativa importância é o feed-back que deve ser realizado ao planejamento de todo o processo.
Teoria dos sistemas começou a ser aplicada a administração principalmente em função da necessidade de uma síntese e uma maior integração das teorias anteriores (Científicas e Relações Humanas, Estruturalista e Comportamental oriundas das Ciências Sociais) e da intensificação do uso da cibernética e da tecnologia da informação nas empresas.
Os sistemas vivos, sejam indivíduos ou organizações, são analisados como “sistema abertos”, mantendo um continuo intercâmbio de matéria/energia/informação com o ambiente. A Teoria de Sistema permite reconceituar os fenômenos em uma abordagem global, permitindo a inter-relação e integração de assuntos que são, na maioria das vezes, de natureza completamente diferentes.

Planejamento

• Conceitos, tipos, importância e aplicações:
  

O planejamento é uma ferramenta administrativa, que possibilita perceber a realidade, avaliar os caminhos, construir um referencial futuro, estruturando o trâmite adequado e reavaliar todo o processo a que o planejamento se destina. Sendo, portanto, o lado racional da ação. Tratando-se de um processo de deliberação abstrato e explícito que escolhe e organiza ações, antecipando os resultados esperados. Esta deliberação busca alcançar, da melhor forma possível, alguns objetivos pré-definidos.

• Importância de ter planejamento

> Importância de ter planejamento dentro de uma organização
> Conhecer e melhorar seus pontos fortes;
> Conhecer e eliminar ou adequar seus pontos fracos;
> Conhecer e usufruir as oportunidades externas;
> Conhecer e evitar as ameaças externas;
> Ter um efetivo plano de trabalho, estabelecendo:
> As premissas básicas que devem ser consideradas no processo;
>As expectativas de situações almejadas pela empresa;
> Os caminhos, inclusive os alternativos, a serem seguidos pela empresa;
> O quê, como, por quem, para quem, por que e onde devem ser realizados os planos de ação;
> E como e onde alocar recursos.

• Aplicações do planejamento

Algumas de nossas ações necessitam de planejamento, mas muitas não. Em nossas atividades diárias, estamos sempre agindo, e antecipamos os resultados de nossas ações, mesmo que não estejamos completamente cientes dessa antecipação. Mas agimos com muito mais freqüência do que planejamos, explicitamente, nossas ações: poucas vezes temos consciência de estarmos executando um processo de deliberação antes da ação. Assim que tomamos conhecimento de uma ação, ou quando executamos comportamentos bem treinados para os quais possuímos planos previamente armazenados, ou quando o curso de uma ação pode ser livremente adaptado enquanto ela estiver sendo executada, então, geralmente agimos e adaptamos nossas ações sem planejá-las explicitamente.
Uma atividade premeditada exige deliberação quando se volta para novas situações ou tarefas e objetivos complexos ou quando conta com ações menos familiares. O planejamento também é necessário quando a adaptação das ações é coagida, por exemplo, por um ambiente crítico envolvendo alto risco ou alto custo, por uma atividade em parceria com mais alguém, ou por uma atividade que necessite estar sincronizada com um sistema dinâmico. Uma vez que o planejamento é um processo muito complicado, que consome muito tempo e dinheiro, recorremos ao planejamento apenas quando é realmente necessário ou quando a relação custo X benefício nos obriga a planejar. Além disso, geralmente, procuramos somente planos bons e viáveis ao invés de planos ótimos.
É importante que o planejamento seja entendido como um processo cíclico e prático das determinações do plano, o que lhe garante continuidade, havendo uma constante realimentação de situações, propostas, resultados e soluções, lhe conferindo assim dinamismo, baseado na multidisciplinaridade, interatividade, num processo contínuo de tomada de decisões.

• Tipos de planejamento

1) O planejamento estratégico considera a empresa como um todo e é elaborado pelos níveis hierárquicos mais altos da organização. Relaciona-se com objetivos de longo prazo e com estratégias e ações para alcançá-los.

2) O planejamento tático, a atuação é em cada área funcional da empresa, compreendendo os recursos específicos. Seu desenvolvimento se dá pelos níveis organizacionais intermediários, tendo como objetivo a utilização eficiente dos recursos disponíveis com projeção em médio prazo. Em grandes empresas identifica-se facilmente este nível de planejamento, ele se dá nos escritórios superintendências regionais. Exemplificando: No Banco do Brasil esse planejamento ocorre nas superintendências estaduais. Seus planos de ação são desenvolvidos como forma e apoio às unidades operacionais (agências) num movimento sinérgico, objetivando o cumprimento dos objetivos e das metas estabelecidos no planejamento operacional (conceituado a seguir).

3) O planejamento operacional correspondem a um conjunto de partes homogêneas do planejamento tático, ou seja, identifica os procedimentos e processos específicos requeridos nos níveis inferiores da organização, apresentando planos de ação ou planos operacionais. É elaborado pelos níveis organizacionais inferiores, com foco nas atividades rotineiras da empresa, portanto, os planos são desenvolvidos para períodos de tempo bastante curtos.

• Atitudes em relação ao planejamento

1. Proativa Reativa
   > Forças que impulsionam e
   > desejam a mudança.
   > Espírito renovador.
   > Capacidade de adaptação a novas situações.
   > Antecipação de novas situações.

2. Reativa

> Forças que desejam e preservam a estabilidade.
> Apego às tradições.
> Espírito conservador.
> Incapacidade de adaptação a novas situações.

Tendências em planejamento, aplicadas ao curso de Sistemas de informação.

O planejamento deve incluir as pessoas-chave da organização quando da sua elaboração, implementação, acompanhamento e avaliação. Essas pessoas-chave são os profissionais de TI. Os profissionais de Sistemas (Gestores) devem criar a cultura do planejamento como um processo de aprendizado e de mudanças de modelos mentais. Com uma visão de planejamento o Gestor de TI, tem o controle organizacional, por sua vez, uma forma de intervenção na realidade, a fim de ajustar e garantir os planos estratégicos dos subsistemas em relação a base estratégica corporativa da empresa. O mesmo deve selecionar indicadores de performance para avaliar as dimensões que integram a base estratégica corporativa. gerencial e operacional da empresa.