Organização

Organização é o modo como se organiza um sistema. É a forma escolhida para arranjar, dispor ou classificar objetos, documentos e informações. Em administração, organização tem dois sentidos:

1) Combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Exemplo: empresas, associações, órgãos do governo, ou seja, qualquer entidade pública ou privada. As organizações são compostas de estrutura física, tecnológica e pessoas.
2) Modo como foi estruturado, dividido e sequenciado o trabalho.

• Processo de organização

Fases da Organização

As organizações assumem diferentes formas organizacionais em diferentes ambientes e em diferentes épocas. Mais do que isso, as organizações, durante sua existência, percorrem cinco fases distintas:
1) Fase Pioneira: é a fase inicial da organização pelos seus fundadores ou empresários. Com os poucos procedimentos estabelecidos, a capacidade de empresa para realizar inovações é bastante elevada.
2) Fase de Expansão: é a fase em que a organização cresce e expande suas atividades, intensificando suas operações e aumentando o número de seus participantes. A preocupação básica é o aproveitamento das oportunidades que surgem e o nivelamento entre a produção da organização e as necessidades ambientais.
3) Fase de Regulamentação: com o crescimento das atividades da organização, esta é obrigada a estabelecer normas de coordenação entre os diversos departamentos ou setores que vão surgindo, bem como definir rotinas e processos de trabalho.
4) Fase de Burocratização: com o desenvolvimento das operações e de acordo com a sua dimensão, a organização passa a necessitar de uma verdadeira rede de regulamentação burocrática, preestabelecendo todo o comportamento organizacional dentro de padrões rígidos e de um sistema de regras e procedimentos para lidar com todas as contingências possíveis relacionadas com as atividades do trabalho.
5) Fase de Reflexibilização: é uma fase de readaptação à flexibilidade, de reencontro com a capacidade inovadora perdida, através da introdução consciente de sistemas organizacionais flexíveis. O Desenvolvimento Organizacional é exatamente um esforço de reflexibilização.


Críticas as estruturas convencionais


Os especialistas do D.O. salientam que as estruturas convencionais de organização não têm condições de estimular a atividade inovadora nem de se adaptarem a circunstâncias em mudança. As principais críticas que fazem às estruturas convencionais de organização são as seguintes:

1. O poder da administração frustra e aliena o empregado.
2. A divisão do trabalho e fragmentação de funções impedem o compromisso emocional do empregado.
3. A autoridade única ou unidade de comando restringe a comunicação do empregado, afetando negativamente o comprometimento deste para com a organização.
4. As funções permanentes, uma vez designadas, tornam-se fixas e imutáveis.

• Estrutura organizacional

Estrutura Organizacional é a forma como as empresas se articulam para desenvolver as suas atividades. não existe uma estrutura organizacional acabada e nem perfeita, existe uma estrutura organizacional que se adapte adequadamente às mudanças.Para eles, a estrutura depende das circunstâncias de cada organização em determinado momento". Existem variáveis que contribuem para isso: a sua estratégia, o meio ambiente em que opera, a tecnologia de que dispõe e as características de seus participantes. Chandler (1962), ao pesquisar quatro grandes empresas americanas (DuPont, GM, Standart Oil e Sears) constatou que as estruturas dessas empresas eram continuamente ajustadas às suas estratégias e pode demonstrar a intima relação entre a estratégia e a estrutura organizacional.
Outra condição muito importante: é o ambiente em que a organização actua e que é caracterizado por três tipos:
> O ambiente estável, com pequena variação, que quando ocorre é previsível e controlável;
> O ambiente em transformação, em que as tendências de mudanças são visíveis e constantes;
> O ambiente turbulento, em que as mudanças são velozes, oportunistas e, não raro, surpreendentes.

A estrutura organizacional pode ser dividida em dois segmentos a estrutura formal e a estrutura informal.

Estrutura Formal

É uma estrutura que é planejada, é "oficial", o fluxo de autoridade é descendente, ela é mais estável, é sujeita ao controle da direção e pode crescer a um tamanho imenso, dependendo da organização.

Estrutura Informal

São identificadas com a interação social estabelecidas entre as pessoas, desse modo, progride espontaneamente no momento que as pessoas se reúnem. Traduz as relações que habitualmente não surgem no organograma. São comportamentos pessoais e sociais que não são documentados e reconhecidos oficialmente entre os membros organizacionais, aparecendo inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos empregados.

• Centralização e descentralização

> Centralização:

A centralização enfatiza as relações escalares, isto é, a cadeia de comando. A organização é desenhada dentro da premissa de que o indivíduo no topo possui a mais alta autoridade e que a autoridade dos demais indivíduos é escalada para baixo, de acordo com sua posição relativa no organograma. A cadeia escalar - ou cadeia de comando - está intimamente relacionada à unidade de comando.

Vantagens da Centralização:

1. as decisões são tornadas por administradores que tem urna visão global da empresa;

2. tomadores de decisão situados no topo e geralmente melhor treinados e preparados do que os que estão nos níveis mais baixos;

3. eliminação dos esforços duplicados reduz os custos operacionais;

4. certas funções – como compras – quando centralizadas, provocam maior especialização e aumento de habilidades;

5. decisões são mais consistentes com os objetivos empresariais.

Desvantagens da centralização:

1. as decisões não são tomadas por administradores que estão próximos dos fatos

2. tomadores de decisão situados no topo raramente tem contato com os trabalhadores e com as situações envolvidas;

3. as linhas de comunicação mais distanciadas provocam demoras prolongadas;

4. administradores nos níveis mais baixos são frustados porque estão fora do processo decisorial;

5. pelo envolvimento de muitas pessoas nas comunicações, há mais possibilidades de um erro e de distorções pessoais.

> Descentralização

A descentralização faz com que as decisões sejam pulverizadas para os níveis mais baixos da organização. A tendência moderna é descentralizar para dar melhor utilização dos recursos humanos. O princípio que rege a descentralização é assim definido: a autoridade para tomar ou iniciar a ação deve ser delegada tão próximo da cena quanto possível.

A descentralização é tanto maior quanto: As decisões importantes são tomadas nos níveis mais baixos da hierarquia e menor a supervisão sobre as decisões tomadas.

A descentralização significa relativa autonomia e independência para tomar decisões. Ocorre quando não há nenhum controle direto sobre a tomada de decisão.

Vantagens da descentralização:

1. decisões são tomadas mais rapidamente pelos próprios executores

2. tomadores de decisão são os que têm mais informação sobre a situação

3. maior envolvimento na tornada de decisões cria maior moral e motivação entre os administradores médios

4. proporciona bom treinamento para os administradores médios

Desvantagens da descentralização:

1. pode ocorrer a falta de informação e coordenação entre departamentos

2. maior custo po r administrador devido ao melhor treinamento, melhor salário dos administradores nos níveis mais baixos

3. administrador s t endem a uma visão estreita e podem defender mais o sucesso de seus departamentos em detimento da empresa como um todo

4. políticas e procedimentos podem variar enormemente nos diversos departamentos

• Tendências da função organização, aplicadas ao curso de Sistemas de informação

A importância da TGS é significativa tendo em vista a necessidade de se avaliar a organização como um todo e não somente em departamentos ou setores. O mais importante ou tanto quanto é a identificação do maior número de variáveis possíveis, externas e internas que, de alguma forma, influenciam em todo o processo existente na Organização. Outro fator também de significativa importância é o feed-back que deve ser realizado ao planejamento de todo o processo.
Teoria dos sistemas começou a ser aplicada a administração principalmente em função da necessidade de uma síntese e uma maior integração das teorias anteriores (Científicas e Relações Humanas, Estruturalista e Comportamental oriundas das Ciências Sociais) e da intensificação do uso da cibernética e da tecnologia da informação nas empresas.
Os sistemas vivos, sejam indivíduos ou organizações, são analisados como “sistema abertos”, mantendo um continuo intercâmbio de matéria/energia/informação com o ambiente. A Teoria de Sistema permite reconceituar os fenômenos em uma abordagem global, permitindo a inter-relação e integração de assuntos que são, na maioria das vezes, de natureza completamente diferentes.